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《信息与文献 文件(档案)管理 概念与原则》标准新旧对比与修订解读

作者:加小双 王文斐

来源:中国档案报

2022-04-18 星期一

    2021年12月31日,我国同时发布了两项新标准——《信息与文献 文件(档案)管理 概念与原则》和《信息与文献 文件(档案)管理体系 实施指南》。本文重点介绍替代《信息与文献文件管理 第1部分:通则》标准的《信息与文献 文件(档案)管理 概念与原则》,解读其修订后的内容变更情况及进步意义。

    国际标准《Information and documentation-Records management》是国际标准化组织信息与文献委员会文件与档案管理分技术委员会(ISO/TC46/SC11)制定的第一个文件(档案)管理国际标准,奠定了整个委员会的工作基础,首版《Information and documentation-Records management-Part 1: General》于2001年发布,修订版《Information and documentation-Records management-Part 1: Concepts and principles》于2016年发布。该标准先后被译为中文、西班牙文等15种文字,被50多个国家采纳,对于全球现行机构文件与档案管理工作具有重要指导作用。

    2010年,《Information and documentation-Records management-Part 1: General》被我国采纳为国家标准《信息与文献 文件管理 第1部分:通则》(以下简称“旧标准”),广泛应用于国家、行业、部门和机构文件(档案)管理办法及规范制定修订的依据。2021年12月,我国发布《信息与文献 文件(档案)管理 概念与原则》(以下简称“新标准”),该标准等同采用国际标准《Information and documentation-Records management-Part 1:Concepts and principles》,全部代替《信息与文献 文件管理 第1部分:通则》。本文注重新旧标准的对比,并对变化进行解读。

    一、起草单位扩展

    旧标准起草单位仅为国家档案局、中国人民大学信息资源管理学院(档案学院)、南京政治学院上海分院3家,而新标准的起草单位涵盖国家机关、高校、企业等共12家机构。

    在进行转标时,新中文标准的起草单位在数量上明显增加,结构也更加多元化,这体现了国家层面对于文件(档案)管理标准起草制定的重视,也体现出转标过程中更加尊重多元利益主体的意见建议,这种跨界合作与多元协同也更有利于从多元视角建立对标准的理解,在多元协同的基础上获得关于标准实施的最大社会共识。

    二、标准名称的更改

    新标准名称《信息与文献 文件(档案)管理 概念与原则》取代旧标准名称《信息与文献 文件管理 第1部分:通则》。

    相对于原来的“通则”,新标准的目标更明确、范围更广,聚焦“概念和原则”,体现出文件(档案)管理标准体系自身的发展更加体系化,新标准作为文件(档案)管理的基础性标准的定位也更加清晰。概念和原则作为管理的核心要素是应用的基础,比注重实施方法的通则更加稳定。在进行转标时,旧中文标准中的“文件管理”在新中文标准中调整为“文件(档案)管理”,在英文标准中,“records”代表覆盖整个生命周期的大文件概念,此次新标准在中文翻译上的调整更加符合我国实际,体现出中国语境下对“records”的理解更加成熟理性。

    三、内容的修改升级

    3.1 整体修改

    新标准内容由9个部分构成,除范围、规范性引用文件、术语和定义等结构性要素外还包括6个部分,分别为“文件管理原则”“文件与文件系统”“方针与职责”“鉴定”“文件控制”“形成、捕获和管理文件的过程”。与旧标准相比,新标准删除了“文件管理的效用”(旧标准第4章)、“监管环境”(旧标准第5章)、“监控与审核”(旧标准第10章)和“培训”(旧标准第11章)共4章,新增“文件管理原则”(第4章)、“鉴定”(第7章)、“文件控制”(第8章)共3章。

    新标准在旧标准的基础上进行了内容整合和调整,整体上更加体系化,内容上也更加精炼。新标准更加聚焦文件(档案)管理体系本身的业务环节,删除了“外部环境”和“支撑要素”,更加聚焦“概念”和“原则”两个基本主题。

    3.2 具体内容的变化

    3.2.1 引言

    旧标准引言部分主要结合国内外背景对标准制定的依据与必要性进行简要介绍;新标准的引言部分更为详细,阐释了标准的制定背景、主要内容、意义与地位。具体来说,新标准引言直接阐明数字环境与业务模式转换的标准制定背景,体现了标准建设对数字环境的积极适应。同时,引言还强调了标准自身的相对独立性和与其他标准的关联性,有利于指导用户建立文件(档案)管理标准体系的整体框架。

    3.2.2 范围

    新标准与旧标准的范围和侧重点不同,新标准的范围更具明确性,也更为广泛。旧标准对“信息与文献中文件管理的总体要求和方法”进行规定,并重点对适用场景和适用人群进行描述,适用场景主要体现在:机构或个人的文件管理与保存、机构文件管理的指导、质量管理框架的支持、文件系统的设计与实施。新标准重点就“文件形成、捕获和管理的概念与原则”涉及的领域进行介绍,尤其关注数字环境下文件的前端控制,即生成和捕获。

    新标准范围脱离了对场景的强调,更强调组织适应性,既适用于各类组织的文件(档案)管理活动,在某种程度上也更符合标准的市场化要求。同时,明确文件(档案)生成、捕获和管控所依赖的概念和原则,为文件(档案)管理方针的实现提供了更易操作的路径,但又没有固化系统设计的方法,更有利于适应动态变化的技术环境。

    3.2.3 规范性引用文件

    新标准没有规范性引用文件。相较于旧标准更具创新性与独立性,也更符合ISO标准的制定要求。

    3.2.4 术语与定义

    旧标准“术语与定义”部分除参照《信息与文献 术语》外,共对21个术语进行界定;新标准对旧标准中9个术语的名称或定义进行了修改,删除11个术语、新增9个术语。

    新标准中增加了与业务活动相关的术语和定义,更凸显了业务活动与文件(档案)管理之间的密切联系。在进行转标时,原中文标准中的部分术语翻译也更加贴近我国语言习惯与业务实际。整体而言,新标准的“术语与定义”部分更贴合当前实际,更注重文件的价值性与业务背景,术语间联系更为紧密,结构体系更能自洽。

    3.2.5 文件管理原则

    新标准中删除了旧标准中的第4章“文件管理的效用”和第5章“监管环境”,新增“文件管理原则”(第4章)。

    这种删除和新增有利于更有效地建立文件(档案)管理的普遍性原则,也更加切合标准标题。与我国通常所说的“前端控制”“全程管理”“风险管理”等原则并不完全一致,新增的5项原则描述性更强,但归结来说,更体现文件(档案)管理自身的特色,包括业务集成、权威证据、元数据、业务风险分析、系统建设,这些原则其实更强化了对数字环境的适应、对数字方法的依赖,以及对电子文件管理的需求。需要说明的是,新标准将元数据作为文件的组成部分,即文件由内容和元数据构成,这个认知虽然有一定道理,但在实际操作中却极易产生误解,因为内容和元数据密切相关又彼此独立,在管理过程中往往也不是等同进行管理,统筹在“文件”下可能引起管理混乱。

    3.2.6 文件与文件系统

    新标准结合旧标准中的第7章“文件管理要求”、第8章“文件系统的设计与实施”的部分内容,重点阐述“文件与文件系统”的定义与特征。

    一方面,新增“概述”部分,简单介绍文件、文件管理与文件系统和元数据的关系,并新增5.2.1、5.2.3、5.3.1部分,分别对文件、文件元数据以及文件系统的基本特征或要求进行阐释;另一方面,将旧标准第7章中“文件的特点”改为“有效文件的特征”(5.2.2,旧标准7.2),将“文件系统的特点”更改为“文件系统的特征”(5.3.2,旧标准8.2),并对具体内容进行修改。

    随着相关标准的制定与发布,系统设计与实施已经有专门的标准承担其职责,因此新标准不再作规定,体现了标准间的协同性,也对我国国际标准转标提出了新的要求与挑战。

    新标准中重点阐述文件与文件系统的定义与特征,有利于从最基础的层面建立关于文件与文件系统的普遍共识。

    新标准尤其强调从资产的角度认知文件,强化了文件的资产属性,并提出了有效文件的概念,只有真实、可靠、完整和可用的文件才是有效的,才具备证据和资产属性,这也深化了对于文件价值的认知,这种对资产价值的强化也直接反映在标准对文件可用性的高度重视,包括从元数据角度阐释了增强文件的可用性路径,从鉴定角度阐释了如何增强文件的可用性,同时,也从文件系统的角度提出了保证文件可用性的要求。

    与旧标准相比,新标准扩展了文件系统的概念,即文件系统的构成可以用于管理文件或其他业务用途的软件的设计等技术要素,也可以包括政策、工作流程、人员或其他代理的职责等非技术要素。

    3.2.7 方针与职责

    在第6章“方针与职责”中增加了“监管与评估”内容(6.4)和“技能与培训”内容(6.5),并更改了“方针与职责”中“概述”(6.1)、“方针”(6.2)和“职责”(6.3)的要求。

    与旧标准相比,新标准强化了对于监管和评估的认知,明确了其重要性,并特别强调在数字环境和系统环境下,这种监管和评估更应该予以高度重视。新标准还特别强调监管和评估过程中生成的文件也应该被管理。在进行转标时,原中文标准中的部分关于职业的翻译也更加贴近我国语言习惯与业务实际。

    3.2.8 鉴定

    新标准删除了旧标准第7章“文件管理要求”中的“文件管理规划的原则”(旧标准7.1)部分,并新增第7章“鉴定”,从鉴定的概念、范围、业务要求和文件要求等角度进行阐释。

    新标准首次明确了“鉴定”一词的概念,即是评估业务活动以确定需要形成和捕获的文件及其保管期限的过程。新标准强调在文件管理过程中,鉴定需要贯穿文件全生命周期,这也超越了传统对于后端价值鉴定的理解。在确定鉴定方法上,强调了业务、法律和社会等多维视角的综合集成;需要注意的是,新标准中对鉴定的界定和传统档案领域里面对鉴定的理解并不一致,这样其实比较容易导致概念混淆。

    3.2.9 文件控制

    新标准新增“文件控制”部分,以协助满足文件要求为目的,注重从元数据、业务分类方案、访问和许可规则、处置授权4个方面描述对文件进行控制的要求。

    新标准的本部分以协助满足文件要求为目的,强调文件控制的规则,在内容上与其他部分衔接紧密,起到承前启后的作用,体现出文件控制是鉴定、形成、捕获和管理文件等过程中必不可少的要求与内容。新标准从元数据、业务分类、访问和许可以及处置授权4个角度阐释文件控制的要求,体现对有效文件质量的全流程控制。

    3.2.10 形成、捕获和管理文件的过程

    在旧标准“文件管理的过程和控制”部分的基础上,新标准打破旧标准结构,将“文件形成、捕获和管理的过程”分为“文件形成、文件捕获、文件分类与标引、文件访问控制、文件存储、文件利用与再利用、文件迁移或转换、文件处置”几个部分,并在具体内容上进行了部分修改。

    新标准对框架结构的调整和修改契合数字环境与业务模式转变的环境背景,标准内容更切合当前实际需要。新标准延长了文件管理的周期,强化前端控制和动态管理,由“确定文件系统需捕获的记录”拓展到“文件形成”。相较于旧标准,新标准在利用部分强调文件的利用与再利用,更注重文件的价值性,关注文件的可持续性使用。旧标准更注重对于记录的保存与登记,而新标准弱化了这一流程,更多强调元数据在电子文件管理中的基础作用。

    (本文为中国人民大学重大项目“政府大数据治理与综合利用的标准化协同管理体系构建与应用研究”成果之一)

    原载于《中国档案报》2022年4月14日 总第3817期 第三版

 
 
责任编辑:实习编辑 程子淇
 
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