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奋力开创新时代政协档案事业新局面

——全国政协机关档案工作侧记

作者:王春燕

来源:中国档案报

2022-03-03 星期四

    风雨同舟写历史,团结奋进著华章。人民政协作为爱国统一战线的组织、中国共产党领导的多党合作和政治协商的重要机构、发扬社会主义民主的重要形式、国家治理体系的重要组成部分,与共和国一道,已经走过了70多年的光辉历程,在国家的政治生活、社会生活和对外友好交往活动中,在进行现代化建设、促进国家统一和加强各民族的团结中发挥了重要作用。70多年来,在中国共产党的领导下,人民政协与时代同步伐、与祖国共奋进,积极投身建立新中国、建设新中国、探索改革路、实现中国梦的伟大实践,在人民共和国的历史上写下壮丽篇章。70多年来的光辉历程、奋进岁月都以档案的形式完好留存。在全国政协办公厅秘书局档案处档案库房里,那一盒盒整理规范的档案中有委员履职过程的档案,参加人民政协的各党派、团体和各族各界人士的睿智之言、务实之策尽在其中。其中,委员履职档案记录并反映了中国共产党领导的多党合作和政治协商制度发展过程,是中国民主政治制度、新型政党制度的生动体现,是研究中国民主建设和政党制度的依据,重要性不言而喻。

    习近平总书记指出,人民政协“要着力服务‘五位一体’总体布局和‘四个全面’战略布局,聚焦党和国家中心工作、群众最为关切的问题,深入进行调查研究,努力为改革发展出实招、谋良策”。党的十八大以来,全国政协围绕贯彻落实习近平总书记重要讲话精神积极协商议政、广泛凝聚共识,包括开展视察考察调研、组织民主监督、举行协商会议等。全国政协办公厅秘书局档案处认真将这些重点工作形成的文件材料收集归档,记录好新时代人民政协致力于实现中华民族伟大复兴中国梦的重要历史。

找准问题把准脉 立足实际解难题

    党的十八大以来,全国政协机关档案工作在档案制度建设、资源建设、基础业务、开发利用、信息化建设以及队伍建设等方面都取得了长足发展。“2016年印发的《全国政协机关档案工作操作手册》,成为机关归档操作的工具书;2019年修订印发《全国政协机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,解决了当前机关档案收什么、谁来收的问题;2021年制定印发《全国政协机关档案管理办法》,填补了机关档案工作综合性规范的空白。”提起档案制度建设,档案处处长曹建峰如数家珍。

    曹建峰说,过去档案工作存在一些薄弱环节,原因是多方面的:一是一些部门对各种会议活动需要收什么、归什么不清晰;二是档案处靠前指导、跟踪督促不够。为了解决这个问题,档案处一方面着手编制归档操作手册,分门别类列明所有重要会议活动需要收集归档的具体内容,让各部门清清楚楚开展收集;另一方面加强监督指导,归档前给各部门分别下发归档清单,逐一列明本年度需要移交档案的具体会议活动和工作项目,归档期间主动到各部门现场指导、提供帮助,移交时严格审核把关,凡存在收集不齐全、整理不规范等问题的一律返工,事后以文件形式通报归档工作完成情况。经过几年的磨合,机关各部门人员的档案意识和责任心得到了很大提升。

    全国政协早期档案工作力量不足,只有秘书处下设的档案室,人员多为兼职,没有精力重新整理规范历史档案。随着机关档案形成量的成倍增加,历史档案尤其是特殊载体档案管理力度不够,各种问题越积越多。在这种情况下,档案处制订了清理整顿历史档案的计划,先易后难,在做好新增档案收集整理的同时,一步步完善历史档案。2017年开始,档案处启动对历史档案资料的查漏补缺,对历史遗留问题不回避、不绕行,主动担当,加班加点,分门别类进行梳理完善,先后完成了老旧文书、照片、录音、录像、实物等门类档案的规范化整理。

    2000年后,全国各地档案部门逐步开展立卷方式改革,按件归档是发展的趋势。由于全国政协机关公文没有实现在线流转,后期提供利用实体档案存在安全隐患,当时没有推动按件归档。2019年下半年,全国政协机关内部办公平台上线运行,按件归档条件已经成熟。档案处经多方调研,制定了文书档案立卷改革的具体方案,并在2020年的全体会议档案中试行,2021年总结试行经验后全面推行按件归档。为了消除档案外借可能带来的安全隐患,档案处一方面加强借出安全提示,另一方面及时对新增档案进行数字化加工,确保了实体档案的绝对安全。

    工作中,由于各部门让新人归档的现象比较普遍,新人在组件、编页等实际操作中问题百出。对此,档案处主动了解各部门归档人员情况,鼓励新人在首次归档时到档案处现场操作“吃小灶”,手把手对其进行指导。很多新人在现场学习后都表示很有收获,归档质量大大提升,移交审核一次性通过率显著提高。

不断提升利用成效 用心讲好政协故事

    “全国政协档案客观、真实地记载了人民政协各阶段的重要活动,生动而深刻地记录着人民政协的光辉历程。作为一名档案工作者,一定要管好用好这些资源,对内服务好机关工作,对外讲好政协故事,让更多的人了解人民政协。对此,我深感责任重大、使命光荣。”曹建峰说。

    党的十八大以来,全国政协机关档案利用工作成效凸显,主要服务全国政协领导同志、机关各部门查阅利用,也为地方政协等副部级以上单位提供来函查档,部分政协委员及其家属也有查档需求。全国政协全体会议、常委会会议等重要会议政治性、程序性强,历史经验具有较大参考性,档案利用率非常高,利用方式主要有原件查阅、复制、展览以及编研等。2019年是人民政协成立70周年,档案查阅需求非常大,调卷量较上年翻一番,尤其为布置专题展览和制作专题片提供了有力的支持。中国政协文史馆对原固定展“人民政协光辉历程展”进行补充完善,成为政协委员和机关工作人员了解人民政协发展历程的权威“教材”;档案处和中国政协文史馆共同承办的主题展“档案实录——人民政协成立前后珍贵资料展”,包含300余件档案实物、近200张照片等,许多珍贵的历史资料属于首次公开,引发了良好的社会反响。2020年,档案处策划举办了一个小型内部展——政协机关珍贵实物和史料精品展,由于参观的领导和同志很多都是人民政协历史的专家,因此展览从策划、挑选展品到讲解都要有深度、够精良、有吸引力。为了挖掘档案背后的故事,档案处查阅了很多资料,力求解说精准、经得起推敲。2021年是中国共产党成立100周年,档案处为中国共产党历史展览馆提供档案资料7件,为中国政协文史馆承办的“中国共产党第八次全国代表大会历史陈列展”提供中共八大珍贵照片50余张。

    精选全国政协重点工作、领导关心的内容作为专题开展编研是档案处围绕中心、服务大局的又一形式。全国政协全体会议是人民政协履职的最高形式,五年一次的换届工作更是重中之重。为服务好换届工作,档案处提前着手编印《全国政协换届资料选编》,2017年5月编印十一届换十二届资料,为十二届换十三届提供了有益参考。目前,正在着手编印十二届换十三届资料。十二届全国政协创设双周协商座谈会,引发社会各方面高度关注。为记录好历史、便于有关领导参阅,每次会后档案处都及时将会议有关安排、出席名单、会议记录、会议成果、新闻报道等材料汇总梳理、反复校核,三周内编印好《双周协商座谈会资料》送领导参阅。十二届全国政协和十三届全国政协先后召开双周协商座谈会130余次,目前均已完成相关资料编印,每期校核4万字左右,各方面的肯定也让《双周协商座谈会资料》成为档案处的名片。

整装待发踏征程 实干笃行勇担当

    历届全国政协领导都十分关心和支持政协机关档案工作。十二届全国政协副主席兼秘书长张庆黎出席机关档案数字化成果展示汇报会,对机关档案工作给予肯定,并提出更高工作要求。十三届全国政协副主席兼秘书长李斌召开专题会议,听取历史档案保管利用情况,并在参观机关珍贵实物和史料精品展后,建议档案处借鉴历史经验做法,每年编印一册图文并茂的全体会议会刊存史。

    全国政协十三届五次会议即将召开,档案处工作人员又进入集中忙碌时段。今年除做好2021年日常工作文件材料和即将召开的全国政协十三届五次会议文件材料的收集归档外,还要重点完成十三届全国政协全体会议五册会刊的编印工作,图文并茂地留存好人民政协的珍贵历史;梳理十三届全国政协制度建设成果,修订出版《全国政协规章制度选编》,为推进全国政协工作和委员履职提供参考服务;编印《全国政协换届会议资料选编》(十二届换十三届),为换届筹备工作提供借鉴和参考。

    为做好全国政协十三届五次会议文件材料的收集归档工作,档案处采取了3项措施。一是组建大会档案联络员队伍,要求大会秘书处各组指定处级以上在编干部作为本组档案联络员,负责本组大会档案的督促、指导和移交工作;二是编印《全国政协十三届五次会议档案工作手册》,并刻制归档操作培训教程光盘,明确本次会议归档重点内容、归档责任和移交要求;三是印发《关于做好全国政协十三届五次会议照片收集归档的通知》,明确照片收集的范围和责任人,并与有关部门做好沟通协调,落实好归档要求。

    与往年不同,今年为大会提供档案信息服务由纸质版升级为电子版。目前,档案处已对全国政协十三届三次、四次会议档案全部完成数字化扫描,大会秘书处各组可直接查阅电子档案,不需要调阅实体,不仅更加方便快捷,而且有利于档案安全。同时,对大会照片的收集归档提出具体要求,与以往仅笼统地要求做好会议照片的收集相比,今年要求具体到“某场会议需要何种角度照片、需要几张以及谁来移交”等,操作性更强。

    众智谋事必明,众力举事必成。习近平总书记强调,实现中华民族伟大复兴的中国梦,需要广泛汇聚团结奋斗的正能量。迈入新征程,人民政协要把习近平新时代中国特色社会主义思想作为统揽各项工作的总纲,聚焦党和国家中心任务,把协商民主贯穿政治协商、民主监督、参政议政全过程,把人民政协制度优势转化为国家治理效能。全国政协机关档案部门将进一步深入学习习近平总书记重要讲话精神,紧跟时代发展,实干笃行,奋发向上,不断增强使命感,努力提升档案工作水平,奋力开创新时代政协档案事业新局面,以实际行动迎接党的二十大的胜利召开。

    原载于《中国档案报》2022年3月3日 总第3799期 第一版

 
 
责任编辑:实习编辑 程子淇
 
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